Ticket Checkin mit QR-Code
13.05.2024
Willst du bei deinen Angeboten & Veranstaltungen zu Beginn prüfen, wer tatsächlich gekommen ist und somit teilnimmt und ob die Teilnehmer*innen auch bezahlt haben, hast aber die Zettelwirtschaft mit abstreichen, ankreuzen, suchen satt?
Bookacamp bietet dir hierfür eine digitale Lösung des Checkins via Ticket mit QR Code. Einfach Code mit jedem handelsüblichen Smartphone oder Tablet mit Kamera und Internet scannen, prüfen, ob nicht noch bezahlt werden muss, einchecken und Willkommen heißen. Wie das geht, möchten wir dir hier beschreiben.
Zunächst hast du die Möglichkeit, jedes Angebot so einzurichten, dass an der Kundenrechnung ein Ticket mit QR-Code angehangen wird. Dafür gehst du über das Buchungsmodul auf die Angebotsübersicht. Wähle hier das gewünschte Angebot aus und klicke auf den Angebotsscode, um in den Bearbeitungsmodus zu dem Angebot zu kommen. Im unteren Abschnitt, im Expert*innen-Modus findest du den Abschnitt Ticketing. Hier aktivierst du die Option Mit Ticket.
Nun wird an jede Kundenrechnung zu Buchungen dieses Angebots ein Ticket mit QR-Code angehangen.
Damit die Tickets mittels Smartphone / Tablet am Empfang auch gescannt werden können, musst du im zweiten Schritt einen oder mehrere Bookacamp Benutzer mit dem Typ Ticketbenutzer*in anlegen. Dafür gehst du oben rechts auf die Einstellungen und wählst den Bereich Benutzerkonten.
Auf der Seite Benutzerkonten klappst du den Abschnitt Backoffice Benutzerverwaltung durch Draufklicken auf und erstellst einen neuen Benutzer mittels des blauen Buttons „Benutzer*in“ anlegen.
Fülle alle Felder aus und wähle bei Typ in der Dropdown-Tabelle den Typ Ticketbenutzer*in. Vergiss nicht, den*die Benutzer*in zu aktivieren.
Nach dem Drücken des grünen Erstellen-Buttons wird eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die bei dem*der Benutzer*in hinterlegten E-Mail-Adresse versendet. Du musst nicht zwingend jede Person, welche den Empfang bei einem deiner Angebote macht, als Ticketbenutzer*in anlegen. Du solltest aber so viele Ticketbenutzer*innen angelegt haben, wie Personen parallel den Empfang und somit den Checkin vornehmen.
Vor Beginn des jeweiligen mit einem Ticket ausgestatteten Angebotes müssen sich nun die Begrüßenden / Eincheckenden mit ihrem Gerät über den Browser bei Bookacamp mit den Zugangsdaten des*der Ticketbenutzer*in einloggen. Anschließend müssen sie die Kamera öffnen und können beginnen, die QR-Codes der Tickets zu scannen. Die Kamera fragt regelmäßig, mit welchem Browser der QR-Code geöffnet werden soll. Wichtig ist, den QR-Code, oder besser die dahinterliegende Website, mit dem Browser auf dem Smartphone oder Tablet zu öffnen, mit dem auch der Login bei Bookacamp vorher erfolgt ist. Im Browser öffnet sich dann eine Seite mit den wesentlichen Informationen zu dem Ticket.
Wurde noch nicht der vollständige Ticketpreis bezahlt, erfolgt eine Warnmeldung:
Ist das Ticket bezahlt und einem Checkin steht nichts im Wege, sieht diese Info so aus:
Lass dich nicht von der Warnmeldung Einlass noch nicht geöffnet irritieren. Das liegt an dem hinterlegten Termin des Demo-Angebots. Bei deiner Veranstaltung erfolgt diese Mitteilung nicht, sofern das Ticket am hinterlegten Starttag – und der Startuhrzeit eingescannt wird.
War der Checkin nach dem Drücken des grünen Ticket einchecken-Buttons erfolgreich, erfolgt eine Mitteilung auf derselben Seite:
Im Backoffice im Büro siehst du jederzeit, wer bereits ein- oder ausgecheckt ist. Das funktioniert entweder in der Vor Ort Ansicht oder direkt auf der Buchungsdetailseite des jeweiligen Tickets.
Wir hoffen, unsere Erklärungen waren verständlich. Vielleicht nutzt du unseren Checkin schon und hast Lust, uns deine Erfahrungen mit dem Ticketsystem von Bookacamp zu schreiben? Wir freuen uns auf dein Feedback!
Autor: Mathias Ralf Enderlein